Personal Data Protection Notice

PEMBERITAHUAN PELINDUNGAN DATA PRIBADI

1. Tentang Pemberitahuan Ini

PT Xynexis International (“Xynexis”, “kami”) menghormati dan melindungi Data Pribadi setiap peserta, calon peserta, pembicara, mitra, pengunjung situs web, dan pihak lain yang berinteraksi dengan Indonesia Data Privacy & Protection Symposium (“IDPPS”). Pemberitahuan Pelindungan Data Pribadi ini menjelaskan bagaimana kami memperoleh, mengumpulkan, menggunakan, menyimpan, mengungkapkan, mentransfer, menghapus, dan/atau memusnahkan Data Pribadi dalam rangka penyelenggaraan IDPPS dan aktivitas terkait.

Pemberitahuan ini disusun dengan mengacu pada Undang-Undang Nomor 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi (“UU PDP”), Peraturan Pemerintah Nomor 33 Tahun 2026 tentang Peraturan Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi (“PP 33/2026”), dan ketentuan peraturan perundang-undangan lain yang berlaku.

2. Identitas dan Peran Pengendali Data Pribadi

Untuk kegiatan pemrosesan yang dijelaskan dalam Pemberitahuan ini, PT Xynexis International bertindak sebagai Pengendali Data Pribadi sepanjang Xynexis menentukan tujuan dan melakukan kendali atas pemrosesan Data Pribadi.

Dalam kegiatan tertentu, pihak lain yang terlibat dalam IDPPS dapat bertindak sebagai Pengendali Data Pribadi tersendiri, Pengendali Data Pribadi bersama, atau Prosesor Data Pribadi sesuai dengan peran aktual masing-masing. Apabila relevan, informasi tambahan mengenai peran tersebut akan diberikan kepada Subjek Data Pribadi.

3. Data Pribadi yang Kami Proses

Data Pribadi yang dapat kami proses bergantung pada interaksi Anda dengan IDPPS dan dapat meliputi:

• data identitas dan profesional, seperti nama lengkap, nama perusahaan/organisasi, sektor bisnis, dan jabatan;
• data kontak, seperti alamat email dan nomor telepon;
• data registrasi dan partisipasi, termasuk informasi yang Anda berikan melalui formulir pendaftaran, korespondensi, konfirmasi kehadiran, atau aktivitas selama acara;
• data teknis dan penggunaan situs web, seperti alamat IP, log aktivitas, informasi perangkat/browser, serta data yang diperoleh melalui cookies atau teknologi serupa; dan
• data lain yang secara sukarela Anda berikan kepada kami atau yang diperlukan untuk tujuan pemrosesan yang telah diinformasikan.

Kami menerapkan prinsip pembatasan pengumpulan Data Pribadi dan hanya memproses Data Pribadi yang relevan dan diperlukan untuk tujuan yang telah ditentukan.

4. Sumber Data Pribadi

Kami dapat memperoleh Data Pribadi secara langsung dari Anda, antara lain melalui formulir registrasi, komunikasi melalui email, telepon, WhatsApp atau kanal komunikasi lainnya, partisipasi dalam kegiatan IDPPS, dan penggunaan situs web IDPPS. Dalam kondisi tertentu, kami juga dapat memperoleh Data Pribadi dari organisasi yang mendaftarkan atau merekomendasikan Anda, mitra penyelenggara, atau sumber lain yang sah. Apabila Data Pribadi tidak diperoleh langsung dari Anda, kami akan memenuhi kewajiban transparansi sesuai ketentuan yang berlaku.

5. Tujuan dan Dasar Pemrosesan

Kami memproses Data Pribadi hanya apabila terdapat dasar pemrosesan yang sah. Tujuan dan dasar pemrosesan dapat meliputi:

Apabila kami bermaksud memproses Data Pribadi untuk tujuan baru yang tidak sesuai dengan tujuan yang sebelumnya telah diinformasikan, kami akan melakukan penilaian terhadap dasar pemrosesan yang relevan dan memberikan informasi tambahan kepada Anda apabila diwajibkan.

6. Persetujuan dan Pemasaran

Apabila pemrosesan didasarkan pada persetujuan, kami akan meminta persetujuan yang dapat dibuktikan dan diberikan secara bebas, spesifik, terinformasi, serta tidak ambigu sesuai ketentuan yang berlaku. Persetujuan untuk menerima komunikasi pemasaran dipisahkan dari pendaftaran IDPPS apabila komunikasi pemasaran tidak diperlukan untuk penyelenggaraan acara.

Anda dapat menarik persetujuan untuk pemrosesan yang didasarkan pada persetujuan melalui kanal yang kami sediakan. Penarikan persetujuan tidak memengaruhi keabsahan pemrosesan yang telah dilakukan sebelum persetujuan ditarik.

7. Cookies dan Teknologi Serupa

Situs web IDPPS dapat menggunakan cookies dan teknologi serupa. Cookies yang benar-benar diperlukan untuk fungsi dasar, keamanan, atau penyediaan layanan situs dapat diaktifkan sesuai kebutuhan teknis. Cookies fungsional, performa, analitik, periklanan, atau kategori non-esensial lainnya hanya digunakan sesuai pilihan dan persetujuan Anda apabila persetujuan diperlukan.

Melalui pengaturan cookies yang tersedia pada situs, Anda dapat memberikan, menolak, atau mengubah pilihan terhadap cookies non-esensial. Jenis, tujuan, penyedia, dan masa berlaku cookies harus mencerminkan cookies yang benar-benar digunakan pada situs web IDPPS.

8. Pengungkapan dan Penerima Data Pribadi

Kami dapat mengungkapkan atau memberikan akses atas Data Pribadi kepada pihak yang secara wajar diperlukan untuk mendukung penyelenggaraan IDPPS dan kegiatan terkait, antara lain penyedia teknologi dan hosting, penyedia komunikasi, vendor operasional acara, konsultan profesional, mitra penyelenggara, dan otoritas yang berwenang apabila diwajibkan oleh hukum.

Pihak yang memproses Data Pribadi atas nama kami wajib memproses Data Pribadi berdasarkan instruksi dan pengaturan tertulis yang sesuai. Pihak yang menentukan tujuan pemrosesannya sendiri bertanggung jawab atas pemrosesan yang dilakukannya sesuai peran dan kewajibannya.

9. Transfer Data Pribadi ke Luar Wilayah Indonesia

Dalam hal penggunaan sistem, infrastruktur cloud, penyedia layanan, atau pihak lain menyebabkan Data Pribadi ditransfer ke luar wilayah hukum Negara Republik Indonesia, kami akan memastikan transfer dilakukan sesuai persyaratan UU PDP dan PP 33/2026. Kami akan menerapkan mekanisme pelindungan yang relevan dan memenuhi kewajiban informasi kepada Subjek Data Pribadi sesuai kondisi transfer yang dilakukan.

10. Retensi, Penghapusan, dan Pemusnahan

Kami menyimpan Data Pribadi selama masih diperlukan untuk mencapai tujuan pemrosesan dan sesuai dengan masa retensi yang ditetapkan berdasarkan kebutuhan hukum, kontraktual, operasional, penyelesaian sengketa, serta kebijakan retensi yang berlaku. Setelah tujuan pemrosesan berakhir dan masa retensi telah terpenuhi, Data Pribadi akan dihapus dan/atau dimusnahkan, kecuali penyimpanan lebih lanjut diwajibkan atau diperbolehkan berdasarkan ketentuan peraturan perundang-undangan.

Apabila persetujuan ditarik atau terdapat permintaan penghapusan/pemusnahan, kami akan menilai dan menindaklanjuti permintaan tersebut sesuai persyaratan dan pengecualian yang berlaku.

11. Keamanan Data Pribadi

Kami menerapkan langkah teknis dan organisasi yang wajar dan proporsional untuk melindungi Data Pribadi dari akses, pengungkapan, perubahan, penggunaan, kehilangan, perusakan, atau bentuk pemrosesan yang tidak sah. Langkah tersebut disesuaikan dengan sifat Data Pribadi, tujuan dan skala pemrosesan, sistem yang digunakan, serta risiko yang dapat timbul bagi Subjek Data Pribadi.

Dalam hal terjadi Kegagalan Pelindungan Data Pribadi, kami akan melakukan penanganan, mitigasi, pencatatan, dan pemberitahuan kepada pihak yang diwajibkan sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan.

12. Hak Subjek Data Pribadi

Sesuai dengan persyaratan dan pengecualian yang berlaku, Anda dapat menggunakan hak sebagai Subjek Data Pribadi, termasuk untuk:

• memperoleh informasi mengenai kejelasan identitas, dasar kepentingan hukum, tujuan permintaan dan penggunaan Data Pribadi, serta akuntabilitas pihak yang meminta Data Pribadi;
• melengkapi, memperbarui, dan/atau memperbaiki Data Pribadi;
• memperoleh akses dan salinan Data Pribadi mengenai diri Anda;
• mengakhiri pemrosesan, menghapus, dan/atau memusnahkan Data Pribadi sesuai ketentuan yang berlaku;
• menarik kembali persetujuan yang telah diberikan untuk pemrosesan yang didasarkan pada persetujuan;
• mengajukan keberatan atas tindakan pengambilan keputusan yang hanya didasarkan pada pemrosesan secara otomatis yang menimbulkan akibat hukum atau berdampak signifikan terhadap Anda, apabila relevan;
• menunda atau membatasi pemrosesan Data Pribadi secara proporsional sesuai tujuan pemrosesan;
• menggugat dan menerima ganti rugi atas pelanggaran pemrosesan Data Pribadi sesuai ketentuan yang berlaku; dan
• menggunakan hak lain yang diberikan berdasarkan UU PDP dan PP 33/2026.

Permintaan pelaksanaan hak dapat diajukan melalui kanal pada Bagian 16. Untuk melindungi Data Pribadi Anda, kami dapat melakukan verifikasi identitas secara proporsional sebelum memenuhi permintaan. Kami akan menindaklanjuti permintaan sesuai tata cara dan jangka waktu yang ditentukan oleh peraturan perundang-undangan.

13. Kewajiban dan Konsekuensi Apabila Data Tidak Diberikan

Anda bertanggung jawab untuk memberikan Data Pribadi yang akurat, lengkap, dan mutakhir sepanjang relevan dengan interaksi Anda bersama kami. Data tertentu diperlukan untuk memproses pendaftaran dan menyelenggarakan IDPPS. Apabila Data Pribadi yang diperlukan tidak diberikan, kami mungkin tidak dapat memproses pendaftaran, mengonfirmasi kehadiran, memberikan akses ke kegiatan, atau menyediakan layanan terkait. Data yang tidak diperlukan untuk tujuan tersebut akan diperlakukan sebagai data opsional apabila sesuai.

14. Pemrosesan Otomatis

Pada saat Pemberitahuan ini disusun, Pemberitahuan ini tidak dimaksudkan untuk menyatakan bahwa Xynexis melakukan pengambilan keputusan yang hanya didasarkan pada pemrosesan otomatis yang menimbulkan akibat hukum atau dampak signifikan terhadap peserta IDPPS. Apabila kegiatan tersebut diterapkan di kemudian hari, kami akan melakukan penilaian dan memberikan informasi yang diperlukan sesuai ketentuan yang berlaku.

15. Perubahan Pemberitahuan

Kami dapat memperbarui Pemberitahuan ini untuk mencerminkan perubahan kegiatan pemrosesan, sistem, layanan, atau ketentuan hukum yang berlaku. Versi terbaru akan tersedia melalui situs web IDPPS. Apabila perubahan bersifat material terhadap pemrosesan Data Pribadi, kami akan memberikan pemberitahuan melalui kanal yang sesuai dan, apabila diperlukan, memperoleh persetujuan baru sebelum melakukan pemrosesan.

16. Kontak dan Pelaksanaan Hak

Untuk pertanyaan, keluhan, atau permintaan pelaksanaan hak terkait Data Pribadi, Anda dapat menghubungi:

Kontak	Admin PDP
Telepon	(021) 39834116
Email	administrator@idpps.id
Alamat	Graha Mandiri Lt. 2, Jl. Imam Bonjol No. 61, Menteng, Jakarta 10310

PERSONAL DATA PROTECTION NOTICE

1. About This Notice

PT Xynexis International (“Xynexis”, “we”, “us”) respects and protects the Personal Data of participants, prospective participants, speakers, partners, website visitors, and other individuals interacting with the Indonesia Data Privacy & Protection Symposium (“IDPPS”). This Personal Data Protection Notice explains how we obtain, collect, use, store, disclose, transfer, delete, and/or destroy Personal Data in connection with IDPPS and related activities.

2. Identity and Role of the Personal Data Controller

For the processing activities described in this Notice, PT Xynexis International acts as the Personal Data Controller to the extent that Xynexis determines the purposes and exercises control over the processing of Personal Data. Other parties involved in IDPPS may, depending on their actual role, act as an independent Controller, Joint Controller, or Personal Data Processor.

3. Personal Data We Process

Depending on your interaction with IDPPS, we may process identity and professional information, contact details, registration and participation information, website and technical data such as IP address and activity logs, cookie-related information, and other Personal Data voluntarily provided by you or reasonably required for the purposes communicated to you.

4. Sources of Personal Data

We may obtain Personal Data directly from you through registration forms, email, telephone, WhatsApp or other communications, participation in IDPPS activities, and use of the IDPPS website. In certain circumstances, we may also receive Personal Data from an organisation registering or referring you, event partners, or other lawful sources.

5. Purposes and Lawful Bases for Processing

We process Personal Data only where a lawful basis applies. Processing may be carried out for IDPPS registration and event administration, compliance with legal obligations, security and prevention of misuse, marketing and promotional communications, and optional website analytics or cookies. The applicable lawful basis may include performance of a contract or pre-contractual steps at your request, compliance with a legal obligation, legitimate interests following an appropriate assessment, or consent where consent is the basis relied upon.

6. Consent and Marketing

Where processing is based on consent, we will seek consent that can be demonstrated and is freely given, specific, informed, and unambiguous as required by applicable law. Consent for marketing communications is separated from IDPPS registration where marketing is not necessary for the event. You may withdraw consent through the channels we provide without affecting the lawfulness of processing carried out before withdrawal.

7. Cookies and Similar Technologies

The IDPPS website may use cookies and similar technologies. Cookies that are strictly necessary for basic functionality, security, or delivery of the website may operate as technically required. Functional, performance, analytics, advertising, or other non-essential cookies will be used in accordance with your choices and consent where consent is required. The cookie settings should accurately reflect the cookies, providers, purposes, and durations actually used by the IDPPS website.

8. Disclosure and Recipients of Personal Data

We may disclose Personal Data or provide access to parties reasonably required to support IDPPS and related activities, including technology and hosting providers, communications providers, event vendors, professional advisers, event partners, and competent authorities where required by law. Parties processing Personal Data on our behalf must process it under appropriate instructions and written arrangements.

9. Cross-Border Transfers

Where the use of systems, cloud infrastructure, service providers, or other parties results in a transfer of Personal Data outside the jurisdiction of the Republic of Indonesia, we will ensure that the transfer complies with the requirements of the PDP Law and Government Regulation No. 33 of 2026, including the applicable safeguards and transparency obligations.

10. Retention, Deletion and Destruction

We retain Personal Data for as long as necessary to fulfil the processing purposes and in accordance with retention periods determined by legal, contractual, operational, dispute-resolution, and applicable retention requirements. Once the processing purpose has ended and the applicable retention period has expired, Personal Data will be deleted and/or destroyed unless further retention is required or permitted by law.

11. Security of Personal Data

We implement reasonable and proportionate technical and organisational measures to protect Personal Data against unauthorised access, disclosure, alteration, use, loss, destruction, or other unlawful processing. Measures are adjusted to the nature of the Personal Data, processing purposes and scale, systems used, and risks to individuals. Where a Personal Data Protection Failure occurs, we will respond, mitigate, document, and provide notifications as required by applicable law.

12. Your Rights as a Personal Data Subject

Subject to applicable requirements and exceptions, you may exercise rights provided under the PDP Law and Government Regulation No. 33 of 2026, including rights to information, correction and updating, access and copies, termination of processing, deletion and/or destruction, withdrawal of consent, objection to certain solely automated decisions where relevant, restriction or delay of processing, compensation in accordance with applicable law, and other rights provided by law. We may conduct proportionate identity verification before fulfilling a request.

13. Required Data and Consequences of Not Providing Data

You are responsible for providing accurate, complete, and up-to-date Personal Data where relevant. Certain Personal Data is required to process registration and deliver IDPPS. If required Personal Data is not provided, we may be unable to process registration, confirm attendance, provide access to the event, or deliver related services. Data that is not necessary for these purposes should be treated as optional where appropriate.

14. Automated Processing

As of the preparation of this Notice, this Notice is not intended to state that Xynexis makes decisions concerning IDPPS participants based solely on automated processing that produces legal or similarly significant effects. If such processing is introduced, we will conduct the required assessment and provide the relevant information in accordance with applicable law.

15. Changes to This Notice

We may update this Notice to reflect changes in processing activities, systems, services, or applicable law. The latest version will be made available on the IDPPS website. Where a change is material to the processing of Personal Data, we will provide notice through an appropriate channel and, where required, obtain new consent before carrying out the processing.

16. Contact and Exercise of Rights

For questions, complaints, or requests to exercise your Personal Data rights, please contact the IDPPS PDP Admin at (021) 39834116, administrator@idpps.id, Graha Mandiri 2nd Floor, Jl. Imam Bonjol No. 61, Menteng, Jakarta 10310.